Bienvenidos a este curso de Gestión del conocimiento del turismo científico en playas remotas de Playascorp. Gracias al el Fondo nacional de financiamiento para la ciencia, la tecnología y la innovación “FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS”.
Los criterios estructurales de la bioeconomía apoyan el surgimiento de estas nuevas formas de turismo. El éxito de la actividad turística, depende entonces de la oferta natural que el destino pueda ofrecer, por lo que debe buscar la integración de la biodiversidad e integrar los servicios ambientales al turismo.
Estos conceptos están íntimamente ligados a los beneficios comerciales y humanos que proveen, prometiendo la sostenibilidad y la continuidad del negocio del turismo de naturaleza. En esquemas de bioeconomía se prevé la distribución de los beneficios económicos y sociales como principio, pero esto solo es posible si existe el recurso natural sostenible y una estructura organizacional efectiva que genere el beneficio.
Siguiendo con el primer módulo sobre Indicadores Organizacionales, hoy hablaremos sobre la Estructura de tu Organización, que son aquellos niveles de diseño organizacional que están íntimamente ligados a las jerarquías y a las líneas de comunicación, por lo tanto, los niveles se refieren a las posiciones que hay entre un rango jerárquico y otro. Muchos de ustedes son el gerente, el de compras, el de recursos humanos… todos los niveles de su organización.
Las principales ventajas de las áreas de mando reducidas son que La supervisión es más estrecha, Se puede ejercer un control mayor y hay mucha Rapidez de la comunicación. Aunque los principales inconvenientes de las áreas de mando reducidas son que Puede haber una mayor injerencia, intromisión, por parte del director, hay Mayores costes en toda la cadena de producción o servicios y evidentemente aumenta la burocracia, tomar decisiones es más difícil al estar haciendo actividades operativas, hay pérdida de la información y es más lento el avance de la organización.
Aunque, ya mencionamos, las organizaciones son creadas para lograr objetivos. Hay muchos tipos de objetivos en una organización y cada uno persigue fines distintos. Vamos a hablar de tu organización conforme a niveles jerárquicos, pero sobre todo conforme a unidades o departamentos que componen la empresa y las relaciones de comunicación que deben existir para que logremos la rentabilidad.
Como vimos antes, para poder planificar tu organización, necesitas un objetivo, una meta a la que dirigirte. Un propósito. Este propósito se refiere a ¿Por qué elegimos existir juntos?, más allá de la ganancia financiera. Una organización con un propósito o una misión claros es aquella que es fácil de entender y administrar. Ya que un propósito común unifica a los empleados y les ayuda a comprender la dirección de la organización. Por ejemplo, cualquier empleado que trabajara en el Centro Espacial de la NASA en la década de 1960 sabía que el propósito común de esa organización era llevar a un hombre a la luna. Incluido con el propósito común estaría el negocio y la estrategia de la empresa, la declaración de misión, los valores de la empresa y los objetivos de la organización a corto y largo plazo. Una buena manera de comprobar si su Propósito es significativo es verificar si es cierto tanto para los individuos como para la organización en general.
Conforme a los objetivos que motivan los valores y la visión de tu organización, podemos planear las acciones y los responsables de cada acción. Aunque parezca demasiado obvio, establecer objetivos que realmente motiven a los involucrados es un tema muy importante que resulta crucial al momento de alcanzar los objetivos o perder el tiempo y dinero en el intento. La razón es porque muchas veces los encargados de recursos humanos trazan objetivos para sus equipos sin investigar si tales objetivos son significativos, relevantes o importantes. Por ello, la motivación es clave para lograr cualquier cosa y cuando un objetivo no es motivante es dejado a un lado, carece de compromiso y las probabilidades de que sea alcanzado son muy bajas. Por eso, establece objetivos que representen un reto y que sean considerados una prioridad, para esto puedes comenzar por preguntarte ¿por qué este objetivo es tan valioso e importante y pregúntale lo mismo a los miembros de tu organización.
Al comenzar a definir objetivos intermedios y fija plazos, uno de los más grandes errores que cometen es definir objetivos tan grandes que resulten inalcanzables. Un consejo valioso para ayudarte a alcanzar los objetivos que estableces es dividirlos en metas intermedias que te permitan llevar un mayor control sobre ellos. Con esto podrás observar como poco a poco se logra todo aquello que te propones al mismo tiempo que te motivas y motivas a quienes te rodean. Esto sin olvidar hacer un seguimiento y fijar plazos para observar un avance del progreso.
Antes de definir estos objetivos, organiza con tu equipo una lluvia de ideas. Una buena estrategia para garantizar que los objetivos trazados se alcancen es organizando una lluvia de ideas con todos los involucrados. Al organizar sesiones de lluvias de ideas podrás compartir estrategias con todo tu equipo al mismo tiempo que todos logran familiarizarse con los objetivos trazados. Así que reúne todos los recursos necesarios. Según la metodología que se conoce como Smart, uno de los puntos más importantes que deben tomarse en cuenta al momento de trazar objetivos es que sean realistas: es decir, que es importante que, al momento de trazar tus objetivos, seas realista con los recursos que tienes a disposición para lograr el objetivo. Considera todo aquello que necesitas para lograr los objetivos para no tener obstáculos al momento de definir tareas, responsables, comenzar a trabajar en ellos. Apóyate en ayudas visuales, Los recursos audiovisuales, o las referencias visuales son una fuente de información valiosa en casi todos los aspectos de un negocio. En la compu busca ayudas visuales como los gráficos o dibujos que demuestren tu progreso y avance de los objetivos, e ilustren lo que quieres lograr.
Ya cuando tengas los objetivos claros y los hayas comunicado, mide el éxito. Como gerente o administrador, es importante que encuentres maneras de medir si realmente se alcanzan los objetivos que estableces. Esto te ayuda a identificar problemas con anticipación, supervisar el rendimiento de las actividades, observar el progreso de los objetivos, etc. Y finalmente Enfócate. Para lograr los objetivos que estableces, es importante que te mantengas enfocado en ello. Cuando un negocio es grande y tiene muchos empleados a los cuales hacer seguimiento, puede difícil mantener un enfoque en los objetivos trazados. Sin embargo, es importante que trabajes duro y tanto tú como todos los miembros de la empresa se mantengan en el camino para alcanzar los objetivos.
Ya enfocado, reconoce los logros, tus logros, los logros compartidos. Reconocer el éxito y los objetivos alcanzados es importante ya que motiva a seguir trabajando y luchando por alcanzar todo aquello que te propones. Someterte a una fuerte presión y castigarte todo el tiempo por no alcanzar un objetivo puede ser destructivo. Recuerda que siempre hay una oportunidad para comenzar a hacer las cosas bien y lograr todos los objetivos que estableces. Muchos profesionales sienten miedo cuando se trata de evaluar su desempeño o revisar qué objetivos han alcanzado, pero la verdad es que sólo puedes mejorar si sabes qué habilidades y hábitos necesitan más trabajo. También es importante que mantengas las líneas de comunicación abiertas, estés atento a las sugerencias y verás cómo poco a poco comenzarás a lograr todos los objetivos que estableces.
Tomando en cuenta estos consejos para lograr objetivos tendrás un mapa a seguir que aumentará tus posibilidades de lograr buenos resultados.
Ya contando con objetivos claros, responsables y actividades bien definidas, podemos hablar de la Estructura organizacional. Es el conjunto de todas las formas en que se divide el trabajo, en tareas distintas y así la posterior coordinación de esas tareas. Es el conjunto de las funciones y de las relaciones que determinan formalmente las funciones que cada unidad deber cumplir y el modo de comunicación entre cada unidad.
El eje rector de toda estructura organizacional se centra en sus declaraciones básicas, como ya mencioné, su misión, sus objetivos operativos y las estrategias que se plantea, entendiendo los diferentes niveles dentro de la organización. Para comprender mejore este diseño la representación clásica de una estructura formal se encuentra en un organigrama, como el de este ejemplo. Está el propietario, luego el gerente general, luego los directores de departamento, y luego los jefes de áreas, los supervisores y finalmente las personas con las que se relaciona el turista como el recepcionista o los meseros. Siguiendo este organigrama, los niveles jerárquicos son claramente identificables por colores y en la misma posición horizontal. El puesto de mayor jerarquía, autoridad y responsabilidad se encuentra en la superior.
Entonces, como podrás ver, el organigrama es una herramienta básica para comprender las estructuras de una empresa; evidentemente los aspectos que se ponen de manifiesto en un organigrama son los Niveles jerárquicos, las unidades o departamentos que componen la empresa; pero lo más importante son las relaciones de comunicación existentes, o que debería existir para que tú no seas un cuello de botella o que todas las decisiones pasen por ti. Los organigramas deben presentar un diseño por unidades o departamentos que componen la organización. Alimentos, Recursos Humanos, contabilidad… finanzas. Como te digo, en general son muy útiles para interpretar la comunicación, delegar funciones, saber clara y precisamente las responsabilidades.
Seguramente se preguntarán ¿Para qué necesito una estructura organizacional? ¡si Yo lo hago todo bien!
Dentro de las utilidades más importantes se encuentran que Uniforma y controlan el cumplimiento de funciones. Delimitan actividad, responsabilidad y funciones. Aumenta la eficiencia de los empleados ya que indica lo que se debe hacer y cómo hacerlo. Son una base para el mejoramiento de sistemas. Y reduce el costo al incrementar la eficiencia.
Los factores que determinan que un área de mando sea eficiente se refieren a aquellos factores que hay que disminuir, o el número de relaciones que hay para reducir el tiempo de duración de las relaciones, sobre todo en la toma de decisiones y así cumplir de manera más eficiente el objetivo de nuestra organización: El entrenamiento de los subordinados, que todos estén o estemos capacitados para la función que fuimos contratados. Claridad en la delegación de la autoridad. Complejidad de las tareas.
Claridad de los planes, los planes deben ser fáciles de comprender y se deben poder llevar a la práctica. Velocidad de cambio o grado de cambio. Uso de estándares objetivos. Técnicas de comunicación y de control. En cuanto a la comunicación se requieren asistentes de personal. No hay que fiarse de la memoria, si la comunicación se hace oralmente, el empleado no debe tener ningún tipo de duda. Diferencias o la falta de claridad en dependientes en algún nivel organizacional. En los niveles superiores la especialización es menor, con lo cual las áreas de mando tienden a ser más amplias.
Cantidad de contacto personal. Por ejemplo, la cantidad de tiempo que se emplea en hacer reuniones, o cuántos mails debo enviarle a un subordinado al día o cuantas veces debo decirle a alguien que haga su trabajo. Delegar en la efectiva estructura organizacional es todo un arte, pero precisa de ciertas Actitudes personales. Debe haber receptividad, se debe dar una oportunidad a las ideas de los demás. Se debe aceptar con agrado las decisiones que el subordinado haya tomado. Voluntad de dejar hacer. Surge la ley de la ventaja administrativa comparativa (tenemos que dejar que nuestros subordinados tomen decisiones). Hay ocasiones en que no se cumple porque la persona que ocupaba el puesto sigue entrometiéndose. Hay que admitir los errores ajenos, el supervisor observa los errores y si es pequeño no dice nada para que el otro aprenda. Se debe tener confianza en los empleados. Un supervisor cuando delega la autoridad a alguien tiene que hacerlo confiando en ese subordinado. Y debe haber siempre una buena y efectiva Retroalimentación: el que delega la autoridad debe asegurarse de que el subordinado está usando esa autoridad para cumplir las metas y los objetivos.
También, para evitar una mala delegación sigue las siguientes indicaciones: Define cuáles son las tareas y delegar la autoridad según los resultados esperados. Escoge a las personas idóneas para cada tarea y que se integren con el resto del personal de la empresa. Mantén abiertas las líneas de información, ya que no se delega toda la autoridad y tampoco se delega toda la información. Establece controles apropiados, lo mejor es establecer unos controles amplios y más que interferir es mejor señalar cuáles son las desviaciones. Premia a las personas que deleguen bien, tanto a las que delegan la autoridad tanto como a las que aceptan la autoridad.
¿Sabías que según un estudio realizado en la Universidad EAN, la gran mayoría de los empleados no tienen claro los objetivos ni la estrategia de la compañía en la que trabajan? Por eso al tener un organigrama conforme a objetivos, y así conforme a programas, productos o servicios, deberás implementar alguna evaluación de desempeño.
Como ya mencioné, PRIMERO Realiza la definición estratégica de tu organización. También durante este proceso se deberás determinar: ¿Quiénes son tus clientes?, ¿Qué turistas llegan a tu playa?: Resulta muy importante conocer el perfil de tus consumidores ya que son ellos a los que se dirigen los esfuerzos de la organización, así que al tener la información más completa de ellos te ayudará a encontrar la mejor manera de satisfacer sus necesidades y poder planear las estrategias para lograrlo y redefine conforme a tu consumidor tu misión, visión, valores, objetivos.
Te sugiero que concentres la información en un Balanced Scorecard o Cuadro de Mando Integral es una metodología de gestión estratégica utilizada para definir y hacer seguimiento a la estrategia de la organización. Permite estructurar los objetivos estratégicos de forma dinámica e integral para ponerlos a prueba según una serie de indicadores que evalúan el desempeño y lograr su cumplimiento satisfactorio. Ya teniendo los objetivos bien definidos se deben categorizar de acuerdo a esta metodología en una de sus 4 perspectivas: la Financiera, el Enfoque en el cliente, los Procesos internos Y el Aprendizaje y el crecimiento. La razón principal por la que los objetivos se segmentan en estos cuatro enfoques es para lograr un equilibrio y que no se le otorgue importancia solamente a los indicadores financieros ya que por sí solos no proporcionan una panorámica total de la organización o de la empresa. Con esta metodología se busca el balance entre indicadores financieros y no financieros, el corto y largo plazo.
EN UN SEGUNDO MOMENTO, Fomenta una cultura de Administración por objetivos. Es un enfoque de administración total que busca aportar a los colaboradores una visión, un punto de partida y una meta hacia la cual dirigir sus esfuerzos logrando con ello un sentido de pertenencia a la empresa, lo que brindará a tu equipo de trabajo tenga Claridad, Motivación y lo más importante, que Ejecute de actividades de manera más eficiente. Después de haber identificado tus objetivos estratégicos y haberlos traducido en un Balanced Scorecard el director o el administrador asigna a cada líder según su área de operación y así sucesivamente hasta llegar a todo el equipo desarrollando con eso una alineación de los objetivos estratégicos de la empresa con el capital humano. LUEGO Pon en práctica la Administración por competencias, identificando si las competencias clave de algún empleado tiene el potencial para ser promovido, o competencias de liderazgo. Mientras que los objetivos responden a la pregunta “¿qué hacer?”, las competencias responden a “¿cómo hacerlo?” ¿Quién puede hacerlo? ¿Quién lo hace bien? ¿Quién lo hace mejor? Así podrás desarrollar y aprovechar las competencias individuales y colectivas de manera óptima favoreciendo al logro de objetivos de tu organización. De esta manera logras generar en tu equipo el sentimiento de ser reconocidos por su esfuerzo y motivados en el cumplimiento de sus tareas o el reconocimiento de su liderazgo. De igual manera podrás detectar qué áreas de oportunidad tiene cada persona en tu equipo y qué habilidades requiere desarrollar para avanzar a puestos de mayor responsabilidad en la empresa.
Luego Diseña el flujo del proceso de evaluación de desempeño. Es fundamental que los objetivos sean establecidos por periodos de tiempo determinados para que puedan ser medidos. Dependiendo de las necesidades de tu organización estos pueden ser semestrales o anuales, mensual, trimestral. En otros videos desarrollaremos este proceso de evaluación de desempeño.
Cuando tengas la evaluación, elabora un Plan de Recompensas e Incentivos conforme a los incrementos significativos que hayan logrado en las diferentes unidades. Es fundamental poder ofrecer a tus colaboradores la motivación para realizar mejor sus tareas y que puedan percibir el beneficio que tienen estas revisiones de su trabajo, es por esto que toma importancia tener bien establecido un plan de recompensas e incentivos a través del cual se reconozca el esfuerzo y dedicación de las personas.
Estas recompensas no necesariamente tienen que ser económicas, mientras que cumplan el propósito de otorgar un reconocimiento a tus empleados que destaquen por sus logros y cumplimiento de objetivos, así como por su actitud de trabajo.
Ya con la evaluación periódica realizada, comunica y entrena. La gran mayoría de los sistemas de evaluación de desempeño fracasan por la falta de entrenamiento, comunicación y seguimiento. Cuando se implementa un sistema de evaluación de desempeño es esencial que comuniques a toda la organización acerca de la mecánica previamente, esto ayudará a reducir la incertidumbre y tener mejor disposición de parte de tu equipo de trabajo. Al comunicar el proceso de evaluación a tus colaboradores asegúrate de mencionar el objetivo principal. Los beneficios. La responsabilidad de cada persona. El proceso que se seguirá. Y no incites al miedo, sino a que todos ganamos sabiendo qué nos hace falta mejorar.
Tener una organización con un organigrama y objetivos y responsabilidades claras, se fundamente en el concepto de Key Performance Indicators, significa el Indicador Clave de Desempeño o Medidor de Desempeño, hace referencia a una serie de métricas que se utilizan para sintetizar la información sobre la eficacia y productividad de las acciones que se lleven a cabo en un negocio con el fin de poder tomar decisiones y determinar qué acciones han sido más efectivas a la hora de cumplir con los objetivos un proceso o proyecto concreto. Los KPI también son conocidos como indicadores de calidad, aunque son utilizados de una forma muy habitual en el marketing digital, que será uno de nuestros últimos temas del curso. El objetivo último de un KPI es ayudar a tomar mejores decisiones respecto al estado actual de un proceso, proyecto, estrategia o campaña y de esta forma, poder definir una línea de acción futura.
Antes de realizar una evaluación de desempeño, con estos KPI es recomendable que reflexiones acerca de 3 preguntas importantes ¿Tus empleados creen que el trabajo que realiza la empresa vale la pena?, ¿Tienen valores organizacionales claros que constantemente están demostrando?, Y ¿Tus empleados confían en que sí hacen lo correcto, serán recompensados y reconocidos?
Si en alguna de estas preguntas tu respuesta es “no”, es importante que prestes atención para buscar aprovechar estas áreas de oportunidad y resolverlas antes de implementar la evaluación. ¿Cómo puedes hacerlo? Como ya he mencionado Ten una visión clara de la organización que sea compartida con tu equipo de trabajo. Es importante tener los Valores y competencias clave bien documentados y comunicados. Y una actividad clave es un plan de recompensas formales e informales que sean vistos como justos, transparentes y consistentes.
Por este camino, y para llegar a diseñar una estrategia de la organización eficiente, se deben alinear todos los aspectos de la organización conforme a una misión, unas metas, unos objetivos, que ya escribiste y comunicaste claramente; y conforme a las actividades que le has delegado a tu equipo.
Evalúa todos los posibles factores que determinan que un área de mando sea eficiente. Puedes hacer un análisis interno y externo de tus fortalezas y debilidades y así comienza a perfilar qué nuevas acciones o estrategias vas a diseñar para mejorar el negocio, las funciones, toda la organización, la cultura organizacional y bueno… implementa la estrategia. Y vuelve a evaluar.
Actividad de aprendizaje:
Hoy te invito a que busques la misión, visión, valores, objetivos y organigramas de organizaciones similares a la tuya; luego a partir de lo que encuentres reescribe o redefine una base para la misión, visión, valores, objetivos y organigramas de tu organización.
Referencias
Hampton, R. David. 1990. Administración. México: McGraw Hill.
Hill, C. W. L. & Gareth R. Jones, Administración estratégica. México: McGraw Hill.
Mintzberg, H., Quinn, J., y Voyer J. (1997). El proceso estratégico (Edición Breve). Mexico: Pearson educación pp 535.
Mintzberg H, (2001). Diseño de Organizaciones Eficientes.
Kaplan, R. & Norton, D. (2004). Mapas estratégicos. ¿Cómo convertir los activos intangibles en resultados tangibles?. Harvard Business School Publising Corporation. https://qualitasbiblo.files.wordpress.com/2013/03/libro-mapas-estratc3a9gicos-kaplan-c2b4n-norton.pdf
Sabemos que cada año serán más niños, familias, colegios, investigadores, periodistas jugando, disfrutando, y salvaguardando este hermoso recurso finito que es el océano.
Gracias por compartir con nosotros en Playascorp estos conocimientos.
Imaginen qué hablaremos en nuestro próximo encuentro.
Se cuidan y nos vemos pronto!
Para poder desarrollar todas las actividades del curso y certificar tus conocimientos, deberás pedir un usuario a María Angela Botero Saltaren Coordinadora área educación y capacitación Playas Corporación Ltda. Con este usuario podrás participar de la discusión, obtener las herramientas de autodiagnóstico, material adicional complementario y el manual de Gestión del Conocimiento del Turismo Científico en Playas Remotas.
Bianca Suárez-Puerta
Doctora en Semiótica, Magister en Antropología, Diseñadora y productora cinematográfica. Miembro del comité ejecutivo de la IASS-AIS. Investigadora de carácter cualitativo, etnografía y humanidades digitales. Consultora en Innovación para organizaciones sociales. Ganadora de la beca 848 de estancias posdoctorales de Colciencias 2019. Docente de importantes universidades de Colombia donde acerca a los estudiantes a la comprensión de sistemas flexibles complejos, la inteligencia artificial, el estudio de las pasiones y la ética en los algoritmos de las redes sociales.